Processi aziendali: consulenza e riorganizzazione aziendale

Amici di Casa del Marketing, oggi parleremo di processi aziendali!

Ci riferiamo alle varie dinamiche di lavoro presenti all’interno di un’azienda che hanno come attori tutte le persone che formano il team di lavoro.

Il processo aziendale è un meccanismo basato sulla delega dell’imprenditore di varie mansioni ai propri dipendenti. E la delega non deve avvenire attraverso frasi come: 

“Vai e fai questo lavoro e fallo anche bene”

“Anzi guarda qui c’è la lista dei clienti che non contattiamo più da sette anni, ci sono i loro indirizzi, mail, numero di telefono… qua c’è il catalogo. Vai a trovarli”

Bè… così non può funzionare.

Processi aziendali: devono essere comprensibili anche da un bambino di 8 anni

Partiamo da un presupposto, per noi molto importante: il processo, per essere veramente un processo, deve essere comprensibile anche da un bambino di 8 anni, a cui dovete essere in grado di poterlo spiegare.

In qualsiasi processo di lavoro tutto deve essere correttamente spiegato, cercando di prevedere dettagliatamente tutti i possibili elementi che la persona dall’altra parte potrebbe non comprendere. 

Per esempio: scrivere o rispondere ad una mail, è un processo?

Assolutamente sì!

Non possono esistere dei clienti di serie “A”, dei clienti di serie “B”, non si possono adottare modalità diverse di comunicazione tra i vari clienti. Dal primo approccio telefonico la linea di comunicazione deve essere chiara. Bisogna sempre dare un’immagine di azienda, anche se individuale o familiare.

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Consulenza processi aziendali: condividere la responsabilità 

Un secondo aspetto che riteniamo essere fondamentale e che personalmente ci ha innovato il metodo di lavoro (e migliorato la vita) è la condivisione della responsabilità quando si va a creare un processo. 

Il processo aziendale deve essere creato dal basso.

Le persone che tutti i giorni svolgono un’attività con voi possono darvi le migliori soluzioni per poter realizzare un processo aziendale efficace, poiché ne sono i protagonisti.

Naturalmente questo processo poi deve essere seguito, deve essere controllato. Deve essere condiviso con la risorsa che lo applica, per capire quali siano le problematiche che questa risorsa viva e quindi andare a fare delle variazioni. Si tratta del famosissimo concetto della “delega e controllo”.

Quello che spesso tedia tantissime imprese è l’assenza di un processo chiaro, un processo condiviso e controllato. Condividendo un processo si vanno anche a condividere le responsabilità, secondo il principio per cui il merito sarà della risorsa e dell’imprenditore, viceversa se il processo non dovesse funzionare il demerito sarà nuovamente di entrambi. 

Controllare non vuol dire stare con fiato sul collo

Controllare non vuol dire stare lì col fiato sul collo del lavoratore, ma dardi degli obiettivi. Quindi all’interno del processo ci deve essere scritto ogni quanto deve essere controllata una tipologia di attività svolta. Quando noi lavoriamo all’interno di un’azienda, magari entriamo all’interno di un’azienda e li affianchiamo per un certo tempo seguendo le loro risorse interne notiamo che se ci sono degli obiettivi, dei

follow-up molto precisi, allora si può avere un’idea dell’andamento della situazione lavorativa chiara e sicura.

Per poter scegliere quali siano le attività che l’azienda deve fare in ordine di impatto e di urgenza, si può creare un diagramma con il proprio staff, una riunione di condivisione (perché come dicevamo prima la responsabilità va condivisa), all’interno della quale si andrà a stabilire un planning delle attività che hanno più urgenza sulla base dell’impatto che hanno sul fatturato, quindi attraverso questa analisi si può scoprire con piacere che spesso risolvendo un singolo processo, in automatico si vanno a semplificare altre problematiche, in un processo di reazione a catena.

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I processi fanno parte del marketing? Sì.

I processi fanno parte del marketing? Assolutamente sì! Perché rappresentano la chiave operativa con la quale applicate tutta una serie di strategie all’interno proprio del processo di lavoro quotidiano.

L’imprenditore deve essere il primo esempio per gli altri e, anche se questa può sembrare una banalità incredibile, vi garantiamo che è così.

Facendo un parallelismo con il mondo del calcio, un buon imprenditore non si può comportare come un fantasista.

Molto spesso capita di sentir usare la frase:

“E vabbè, ma ho un sacco di cose da fare.” 

oppure: 

“Come faccio io le cose non le fa nessuno.” 

Parlando di processi però teniamo sempre a mente che l’azione che deve essere svolta, deve essere replicabile, per far sì che poi l’imprenditore, e questo è il sogno di tutti gli imprenditori, si possa staccare dalla propria azienda, guardarla da fuori e magari vedere degli aspetti da implementare e cambiare. 

Un nuovo business da aprire, un up-selling (che significa poter vendere un secondo prodotto allo stesso cliente dopo la prima vendita), un down-selling (quindi un prodotto che si può vendere prima della prima vendita) rappresentano una serie di nuove opportunità.

Ovviamente se adeguatamente processate in modo replicabile e condiviso. 

Il CRM non vi serve a nulla, se dietro non c’è un processo di utilizzo

I famosi colli di bottiglia, spesso rappresentano il primo ostacolo alla crescita di un’azienda, e non ci riferiamo ai collaboratori, ma sono gli imprenditori i primi responsabili; proprio chi comanda perché magari ferma tutto un meccanismo che si può perfezionare, si può avere anche il miglior CRM (Customer Relationship Management) del mondo, ma se non si applicano correttamente i processi potete essere proprio sicuri che essi non si creeranno da soli.

Vi facciamo un esempio banale: creare un gruppo di lavoro.

Se nessuno scrive tempestivamente all’interno di questi CRM le cose che succedono, si andrà incontro a notevoli dispersioni di informazioni. 

A quel punto si può decidere molto più semplicemente di creare dei gruppi Whatsapp suddivisi sulle specifiche attività, un gruppo dedicato alla contabilità, uno per l’amministrazione e perfino uno per registrare le spese del carburante e scrivere però esclusivamente lì dentro quello che serve, non foto divertenti del proprio gatto o frasi motivazionali, solo quello che serve. In un gruppo pubblicherò solo gli scontrini necessari e in un altro gruppo pubblicherò solo quelle che sono le procedure specifiche per una determinata mansione. Vi garantiamo che può cambiare la vita lavorativa, perché l’importante non è la piattaforma, ma applicare una regola chiara e condivisa. 

I processi aziendali migliorano la vita dell’azienda

I processi aziendali migliorano la vita dell’azienda, semplificano l’attività del collaboratore e aiutano un imprenditore ad avere il controllo e a capire quali azioni stiamo applicando in questo momento sul mercato.

Il ruolo dell’imprenditore è quello di leggere il mercato e di avere una visione più a lungo termine della propria azienda, capire se l’obiettivo a cui stiamo puntando sia in linea con quelle che sono le azioni che stiamo facendo.

Che cosa fa il navigatore quando noi sbagliamo strada? Ricalcola il percorso per raggiungere l’obiettivo.

Per questo esistono i processi di lavoro, perché ci danno l’opportunità di capire verso dove stiamo andando, quale sia la direzione che stiamo intraprendendo e quindi se sia quella giusta per la nostra azienda, per il nostro brand, per il nostro business.

Vi ricordiamo che ci potete contattare per migliorare i vostri processi aziendali alla mail: consulenza@casadelmarketing.it o qui sul nostro sito web www.casadelmarketing.it cliccando CONTATTACI a fondo pagina. Dopo averci contattato riceverete una mail con un breve questionario con all’interno delle domande, piuttosto specifiche, molto brevi, che però ci aiuteranno a capire come poter strutturare la collaborazione con noi e con il nostro team.

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